Description

Organisation

Caritas Suisse au Mali met en œuvre des projets de développement (revenus, migration, climat) et humanitaires dans plusieurs régions du Mali, à travers une mise en œuvre directe ou via des partenaires locaux. Elle intervient principalement dans les domaines suivants : la Sécurité Alimentaire, la Gestion des Ressources Naturelles, l’adaptation au changement climatique (agroécologie/agriculture verte), le WASH, l’appui à la Résilience des communautés, l’Assistance Alimentaire, les Systèmes de Marchés et le développement des chaines de valeur agricoles, l’entreprenariat des jeunes et Femmes/AGR, les questions de Migration et de Protection.

Pour la mise en œuvre de son programme au Mali, Caritas Suisse recherche :

Désignation du poste : Un /une Responsable Administratif et Financier (RAF)

Lieu d’affectation : Bureau de Bamako (Mali).

Le RAF peut éventuellement être amener à réaliser des tâches ou missions pour d’autres Bureaux Pays de Caritas Suisse au Sahel.

Taux d’occupation : 100%

Date d'entrée : 20.02.2025 (ou selon entente)

Durée : Une année, avec possibilité de prolongation sous réserve de disponibilité des fonds et des performances.

Portée du Poste

Sous l’autorité du Directeur Pays, le RAF s’occupe des missions suivantes : Gestion financière et budgétaire, Gestion de l’administration générale et des ressources humaines, Suivi des partenaires et production des Rapports financiers périodiques. Il/elle supervise le personnel Administratif et Finances des différents bureaux ou Bases de Caritas Suisse au Mali. Il/elle est responsable de toutes les opérations financières du Programme Pays, de la production/validation des rapports financiers et des pièces comptables et du suivi des budgets selon les politiques de Caritas Suisse et des procédures bailleurs. 

Principales Responsabilités

- Assurer la gestion financière, administrative et RH du Bureau de Caritas Suisse au Mali.

- Veiller à ce que le Bureau Pays de Caritas Suisse au Mali travaille conformément à la législation du pays ainsi qu'aux standards et directives de Caritas Suisse.

- Le RAF rapporte directement au Directeur Pays et travaille étroitement avec le Service Controlling au niveau du siège.

Taches

Planification et Conception : 

- Coordination des exercices d’élaboration des Budgets Annuels Pays et les planifications y afférentes ;

- Participation à l’élaboration de propositions de projets à soumettre aux bailleurs externes, notamment des budgets et aspects financiers; 

- Participation aux efforts de mobilisation des ressources du Bureau Pays ;

- Développement d’outils et mise en place de mécanismes de gestion en qualité pour le management financier de Caritas Suisse au Mali.

Réalisation et suivi des processus financiers : 

- Finalisation et contrôle des rapports financiers (internes et partenaires) selon les standards internes et bailleurs, et en collaboration avec les chargés de projets ; 

- Réalisation de visites et contrôles auprès des partenaires ; 

- Coordination et finalisation des plan de liquidités trimestriels ; 

- Formation/Renforcement des capacités des partenaires et des chargés de projets sur les processus et standards financiers et budgétaires.

Réalisation et suivi des processus comptables :

- Assurer et vérifier la saisie des paiements dans le logiciel comptable, soutenir l’assistant comptable ; 

- Suivi et contrôle des transactions financières y compris vérification des pièces justificatives et contrôle des décomptes ;

- Supervision de l’établissement des chèques et ordres de virement (prestataires, salaires, INPS/ITS, avances missions, etc.) ;

- Gestion des comptes bancaires, y compris contrôle des rapprochements bancaires.

Réalisation et suivi des processus d’achat :

- Veiller au respect des procédures d’acquisition ;

- Veiller à la réalisation de plan d’achat annuels ; 

- Suivi de l’élaboration de contrats et des prestations; 

- Gestion des réservations (ateliers, hébergement, etc.); 

- Gestion des fournitures, élaboration des inventaires.

Réalisation et suivi des processus administratifs :

- Lancement et suivi des démarches institutionnelles auprès des autorités (certificat d’opérationnalité, exonérations); 

- Planifier, lancer et suivre les audits externes, répondre comme point focal ; 

- Elaboration ou soutien à l’élaboration et la révision des manuels de procédures et des notes de service, notamment en lien avec les changements en termes de législations au Mal i;

- Suivi des contrats d’assurances du bureau ;

- Gestion des courriers ; 

- Assurer l’archivage de tous les documents clefs du bureau.

-      Réalisation et suivi des processus en matière de gestion RH :

- Supervision du personnel d’appui (chauffeurs, femme de ménage) ; 

- Supervision du personnel financier (Assistant comptable) et renforcement de capacités ; 

- Suivi des processus de recrutement (publication, constitution dossier RH) 

- Gestion des dossiers du personnel à travers l’outil RH « BOB »; 

- Calcul des salaires et des versements.

Profil requis

- Être titulaire d’un Master en Finances/Comptabilité, Gestion, Economie, Droit des affaires ou tout autre Diplôme Spécialisé dans le domaine de la gestion ou du management financier ;

- Avoir au moins quatre (4) ans d'expériences professionnelles similaires ou pertinentes dans la gestion indépendante d'un département administratif et financier dans une ONG Internationale ;

- Très bonne connaissance de l'administration des affaires et de la gestion financière, accordant une attention particulière à une gestion financière impeccable ;

- Très bonne expérience en gestion/suivi de projets importants/multi bailleurs ; expérience dans la production de documents à destination des bailleurs et connaissances des standards en vigueur dans le domaine ;

- Expérience dans le management des équipes de travail ;

- Très bonne connaissance des lois et réglementation en vigueur au Mali ;

- Très bonnes compétences informatiques (Word, Excel, PowerPoint), y compris expérience confirmée avec des programmes comptables/logiciels financiers et RH (la maitrise des logiciels suivants est un atout : ABACUS, SAPI, BOB,…) ;

- Connaissance des fondamentaux du contrôle de gestion ;

- Connaissance de la tenue des livres de comptes et des outils budgétaires ;

- Connaissance avancée de la structure financière d’ONG internationales (connaissance du SYCEBNL) ;

- Capacité de travail indépendant, sens élevé des responsabilités et conscience des risques de la fonction ; 

- Sens de créativité, organisation, analyse, et ouverture d’esprit ;

- Orienté vers les résultats avec une forte capacité d’anticipation ;

- Excellentes aptitudes à la communication écrite et verbale ;

- Bon sens d’autonomie, d’initiative et de priorisation ;

- Grande capacité d'écoute, de communication, de flexibilité et de leadership

- Bonne capacité d'analyse, de synthèse et de rédaction ;

- Capacités à travailler sous pression et dans un environnement international et multiculturel

- La connaissance de l’anglais est un atout.

Candidatures

Les candidat-e-s intéressé-e-s par ce poste sont tenu-e-s de déposer leur dossier complet à l’adresse soumissionnermali@caritas.ch au plus tard le 31 Janvier 2025 avec en objet la mention : “Recrutement RAF CACH Mali”.

Le dossier comportera impérativement :  

• Un CV actualisé de max. 4 pages,  

• Une lettre de motivation,  

• La copie du diplôme requis,  

• Les attestations ou certificats de travail pertinents.

Les dossiers incomplets ne seront pas retenus. 

Les candidatures féminines sont fortement encouragées. 

Le poste est prioritairement prévu pour un-e employé-e national-e.  

Rémunération selon qualification et grille salariale de Caritas Suisse.  

Seuls les candidat-e-s présélectionné-e-s seront contacté-e-s. Le processus de recrutement peut éventuellement inclure un test et maximum 2 entretiens.

Informations complémentaires

Herman ZOUNGRANA, Directeur Pays de Caritas Suisse au Mali : hzoungrana@caritas.ch